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Juntas Generales Telemáticas en la época del Covid

El COVID-19 ha traído consigo numerosas consecuencias para los empresarios, entre ellas se encuentra la imposibilidad de celebrar Juntas Generales. Como la Ley de Sociedades de Capital dicta en su artículo 164, las Juntas Generales Ordinarias deberán celebrarse en los seis primeros meses de cada ejercicio. Esto ha supuesto que, en aquellas sociedades en las que el cierre de su ejercicio social se produzca el 31 de diciembre, deberían haber celebrado su Junta General en junio a más tardar, lo cual resultaba imposible dada la situación de emergencia sanitaria que estábamos viviendo, por ello se amplió el plazo para la celebración de las mismas.

¿Dónde se encuentra regulado?

Ante esta previsión, el Gobierno aprobó el Real Decreto-Ley 8/2020 de 17 de marzo de medidas urgentes y extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19. Previo al RDL no existía regulación al respecto, pues la Ley de Sociedades de Capital únicamente reconocía la posibilidad de asistir telemáticamente a las juntas, pero no la posibilidad de celebración de las mismas.

Este Real Decreto-Ley ha sido modificado por la disposición final cuarta del Real Decreto-Ley 21/2020 de 9 de junio. Este último establece que  “aunque los estatutos no lo hubieran previsto, durante el periodo de alarma y, una vez finalizado el mismo, hasta el 31 de diciembre de 2020, las juntas o asambleas de asociados o de socios podrán celebrarse por vídeo o por conferencia telefónica múltiple siempre que todas las personas que tuvieran derecho de asistencia o quienes los representen dispongan de los medios necesarios, el secretario del órgano reconozca su identidad, y así lo exprese en el acta, que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico”.

De igual modo, en lo que respecta a los acuerdos de los órganos de gobierno y de administración el Real Decreto-Ley establece que podrán adoptarse mediante votación por escrito y sin sesión siempre que lo decida el presidente o cuando lo soliciten, al menos, dos de los miembros del órgano.

Por ello, es recomendable que las sociedades modifiquen sus estatutos sociales para que, una vez terminado el año 2020, puedan continuar empleando este método de celebración.

¿Qué requisitos se deben cumplir?

El RDL nos ofrece una solución para que sea posible la celebración de juntas y, además, amplía el plazo hasta el último día del año 2020. Sin embargo, también recoge unos requisitos que han de darse para que las juntas celebradas por estos medios sean válidas. Estos requisitos son:

    1. Todos los miembros del órgano deben tener los medios necesarios,
    2. El secretario del órgano debe poder reconocer la identidad de todos y así debe dejarlo expresado en el acta,
    3. El acta deberá ser remitida de forma inmediata a las direcciones de correo electrónico de cada uno de los concurrentes.

En estos casos la sesión se entenderá celebrada en el domicilio de la persona jurídica.

¿Qué debe hacer la sociedad para celebrar correctamente la junta?

Cabe tener en cuenta que este modelo de Junta puede traer consigo algunos problemas, como pueden ser las dificultades con la plataforma empleada, lo que puede poner en duda la validez de las juntas telemáticas. Por ello, es importante que la sociedad tenga en cuenta algunos aspectos que se pueden llegar a dar para diseñar una solución, como por ejemplo que, en la medida de lo posible, ofrezca facilidades a los interesados a través de tutoriales o dando soporte técnico a éstos.

Asimismo, para garantizar una junta lo más similar posible al modelo presencial se deberá celebrar en tiempo real, facilitando el correcto ejercicio de los derechos políticos a los socios.

Con respecto a la identificación de los presentes puede resultar tarea difícil para el secretario, especialmente en casos en los que hay un elevado número de asistentes, el secretario ha sido nombrado recientemente, los socios delegan su representación etc.

Por ello, se deben buscar métodos que faciliten la identificación de los asistentes. Por ejemplo, en las convocatorias publicadas por algunas sociedades cotizadas se puede apreciar el procedimiento que siguen para la identificación de los presentes que consiste en el previo registro de sus datos personales, el envío por parte de la sociedad de una clave junto con un URL que permite el acceso único a una plataforma propia a través de la cual se celebrará la reunión. De este modo, se permite la identificación de los individuos de manera previa a la junta y se limita el acceso a terceras personas. El problema de este método es que no es accesible para muchas empresas no cotizadas.

Para estas otras sociedades con medios más limitados se fijarán procedimientos más sencillos. El secretario deberá proceder al reconocimiento directo mediante el chequeo del documento nacional de identidad de cada uno de los asistentes. Además, es importante asegurar el cumplimiento de la normativa de protección de datos de carácter personal por lo que, lo más idóneo es que dicha verificación se haga de forma separada e individual en una “sala de espera virtual” distinta a aquella en la que se vayan alojando los asistentes ya identificados.

A pesar de todo ello, se mantiene la obligación de convocatoria, en la cual deberán incluirse los medios telemáticos a través de los cuales se llevará a cabo la junta. Los asistentes deberán proceder de acuerdo con lo indicado por la sociedad, siendo común informar de la asistencia a la junta previamente, facilitar documentación, tal como el nombre y apellidos, documento nacional de identidad, domicilio, así como en caso de que delegue su representación, el documento de representación, todo ello en aras de facilitar la identificación de los asistentes por parte del secretario. El Real Decreto-Ley prevé que en aquellos casos en los que la convocatoria se hubiera publicado antes de la declaración del estado de alarma, pero la celebración estuviese prevista para un momento posterior, el órgano de administración podrá modificar el lugar y la hora previstos o revocar el acuerdo con una antelación mínima de 48 horas. En este ultimo caso, deberá proceder a una nueva convocatoria dentro del mes siguiente a la fecha en que hubiera finalizado el estado de alarma.

 

 

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